Computer Based
Information System (CBIS)
Pengertian Computer Based Information System
Computer Based Information System
(CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga
Sistem Informasi Berbasis
Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang
berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu yang mendukung pengambilan
keputusan.
Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS anatara
lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi, dan basis komputer.
Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut.
Data
Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan
kejadian yang kita hadapi. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan
digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.
Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data
menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan
suatu keadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk
pengambilan suatu keputusan.
Sistem
Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun
nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama
lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem
bukanlah komponen dari sistem tersebut.
Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit
informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi
akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat
sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Berbasis Komputer
Sistem Informasi "berbasis
komputer" mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan
penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem
Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi
pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat
berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat
dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah "computer-based" atau
pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis
Komputer
1.
Sistem Informasi Akuntansi
2.
Sistem Informasi Manajemen
3.
Sistem Pendukung Keputusan
4.
Sistem Pakar
5.
Automasi Kantor (Virtual Office)
Berikut penjelasan sub-sistem dari Computer Based
Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer
1. Sistem
Informasi Akuntansi (SIA)
SIA
adalah sistem informasi yang melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan, yaitu
sebagai pengolah data perusahaan, Perusahaan tidak dapat memilih untuk
menggunakan SIA atau tidak, sistem ini merupakan keharusan. Semua perusahaan
pada dasarnya melaksanakan prosedur-prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi
pada data dibanding pada informasi, walaupun ada beberapa informasi yang
dihasilkan. SIA menyediakan database bagi sisten informasi lain.
SIA
adalah satu-satunya sistem informasi yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan
informasi di luar perusahaan, meyediakan informasi untuk seluruh lingkungan
kecuali pesaing.
Tugas
utama sistem informasi ini adalah:
- Pengumpulan data
- Manipulasi data
- Penyimpanan data
- Menyediakan dokumen
Peran
SIA Dalam CBIS
- SIA menghasilkan beberapa output informasi
dalam bentuk laporan akuntansi standar.
- SIA menyediakan database yang lengkap untuk digunakan dalam pemecahan masalah.
2. Sistem
Informasi Manajemen (SIM)
SIM adalah suatu sistem berbasis database
komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang
serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan atau
subunit dibawahnya,
Sumber daya SIM
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah
satu sistem perusahaan tentang apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang
sedang terjadi sekarang, dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.
Informasi tersebut tersedia didalam laporan periodik, laporan khusus, dan hasil
simulasi matematika, output informasi tersebut digunakan manajer saat mereka
membuat keputusan untuk pemecahan masalah.
Semua informasi tersebut memiliki karakteristik
yang sama untuk bidang area fungsional (marketing, manufaktur, sdm, dan
keuangan), level manajemen (operational, manajerial, dan strategis), dan user
(manajer atau non manajer) SIM informasi memperoleh data dari database, dimana
database tersebut berisi data dan informasi dari SIA dan dari lingkungan.
Suatu
SIM bisa juga merupakan suatu sistem informasi antar organisasi (IOS) jika SIM
terkoneksi dengan SIM pada perusahaan lain misalnya dengan Suplier.
SIM
dan SIA
SIM
menggunakan data yang disediakan SIA dalam database, dan informasi lain yang
berasal dari lingkungan. Isi dari database tersebut digunakan oleh software
untuk membuat laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika untuk
mensimulasikan aspek operasi perusahan, Berbeda dengan SIA, SIM tidak
berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
SIM
& EntIS
SIM
akan terbentuk secara utuh jika semua sistem informasi organisasi telah
terbentuk dan terkoneksi satu sama lain. Data dan informasi disimpan dalam satu
database yang sama dan dapat dipergunakan pada area fungsional yang lain. SIM
merupakan dasar terbentuknya sistem informasi yang lebih canggih dan kompleks
yang baru berkembang dalam beberapa tahun terakhir, yaitu Sistem Informasi
Perusahaan dikenal juga dengan nama Enterprise Information System (EntIS).
Software
Pembuat Laporan
Software
pembuat laporan adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menghasilkan
laporan periodik dan laporan khusus. Dari bentuknya laporan periodik dan
laporan khusus mungkin terlihat sama. Perbedaan terdapat dari timeliness dan
time horizon.Laporan periodik disiapkan sesuai jadwal tertentu, SIM periode
awal terbatas pada penyediaan laporan periodik saja, tetapi hal ini menjadi
sukar diterima ketika SIM telah menerapkan HRIS dan EIS.
Laporan khusus disediakan jika terjadi sesuatu
yang luar biasa, sepertl laporan kecelakaan di manufaktur, atau laporan
tertentu yang diperoleh dari query database. Laporan khusus biasanya
mengambarkan sesuatu yang sedang terjadi atau baru saja terjadi, berbeda dengan
laporan periodik yang lebih berorientasi pada masa lalu atau apa yang telah
terjadi.Laporan bisa juga merupakan gabungan dari laporan periodik dan laporan
khusus, misalnya untuk membandingkan pendapatan pada saat ini dengan laporan
pada periode yang sama tahun sebelumnya. Laporan seperti ini disebut dengan
Management by exception.
3. Sistem
Pendukung Keputusan (Decision Support System)
Dalam
upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan.
Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau
untuk memanfaatkan peluang.
Keputusan
terbagi menjadi:
- Keputusan terprogram, bersifat berulang
dan rutin.
- Keputusan tak terprogram, bersifat baru
dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena
belum pernah terjadi sebelumnya.
Manajer
melakukan empat tahap pengambilan keputusan, yaitu:
- Kegiatan Intelejen, mengamati lingkungan
untuk mencari kondisi yang perlu diperbaiki.
- Kegiatan Merancang, menemukan,
mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.
- Kegiatan Memilih, memilih salah satu
rangkaian tindakan diantara alternatif.
- Kegiatan Review, menilai pilihan-pilihan yang lalu.
4. Sistem
Pakar (Expert System)
Sistem
Pakar (Expert System) adalah sebuah sistem informasi yang memiliki intelegensia
buatan (Artificial Intelegent) yang menyerupai intelegensia manusia. Sistem
pakar mirip dengan DSS yaitu bertujuan menyediakan dukungan pemecahan masalah
tingkat tinggi untuk pemakai. Perbedaan ES dan DSS adalah kemampuan ES untuk
menjelaskan alur penalarannya dalam mencapai suatu pemecahan tertentu. Sangat
sering terjadi penjelasan cara pemecahan masalah ternyata lebih berharga dari
pemecahannya itu sendiri.
Karakteristik
Sistem Pakar
- Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari
pengalaman.
- Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap
situasi baru.
- Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur).
- Memecahkan masalah dengan penalaran.
- Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah.
Bagian
Sistem Pakar
User
Interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer memasukan instruksi dan
informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.
Contoh
Sistem Pakar
- XSEL, Sistem pakar yang bertindak
sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu
pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
- MYCIN, Sistem pakar yang
dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu
petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
- PROSPECTOR, Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.
5. Automasi
Kantor (Office Automation)
Automasi
Kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem
elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
ke dan dari orang –orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi
menjadi empat kategori yaitu:
- Manajer, yang bertanggung jawab
dalam mengelola sumber daya perusahaan.
- Profesional, tidak mengelola tetapi
menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan
pegawai administrasi.
- Sekretaris, ditugaskan untuk membantu
pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai
tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
- Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas
untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn
dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.
Tujuan
OA
- Menghindari Biaya, komputer tidak dapat
menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan
pegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
- Pemecahan masalah kelompok,
memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer.
- Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan
komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan
telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi
sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan
sinergi.
Aplikasi
OA
- Word Processing
- E-Mail
- Voice Mail
- Electronic Calendaring
- Audio Conferencing
- Video Conferencing
- Computer Conferencing
- Facsimile
- Videotex
- Imaging
- Desktop Publishing
Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan pengendalian
manajemen yang penting. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian
manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-subunit
dari organisasi dan mengarah pada bagian tersebut untuk mencapai tujuan
perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah
mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan
satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi
bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
1.
Penghematan waktu
2.
Penghematan biaya
3.
Peningkatan efektivitas
4.
Pengembangan teknologi pengembangan personel
akuntansi
Diharapkan dengan adanya manfaat ini mampu
memberikan kompetisi yang sehat bagi perusahaan dalam persaingan yang ketat.
Khususnya di era globalisasi yang semakin canggih seperti sekarang ini.
Evolusi
Sistem Informasi Berbasis Komputer
Usaha
penerapan komputer dalam bidang bisnis terus berkembang sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi. Tahapan perkembangan
tersebut yaitu:
1.
Fokus Awal Pada Data (Electronic Data Processing – EDP)
Didukung
dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan
perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi
yang digunakan sistem informasi akuntansi (SIA).
2.
Fokus Baru Pada Informasi (Management Information System – MIS)
Seiring
dengan diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan
pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut diorientasikan untuk konsep penggunaan
komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi
komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi
manajemen.
3.
Fokus Revisi Pada Pengambilan Keputusan (Decision Support System – DSS)
Merupakan
hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang
ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil
keputusannya oleh manajer. DSS tidak dimaksudkan untuk mengotomasikan
pengambilan keputusan,tetapi memberikan perangkat interaktif yang memungkinkan
pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan
model-model yang tersedia.
Spesifikasi DSS :
1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi.
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat
diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer.
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi
analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah
besar.
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer
menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang
disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang berasal dari lingkungan
eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang
mungkin dari serangkaian alternatif.
4.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi (Office Automation – AO)
OA
memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan
pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang
meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice
mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile
transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua
aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (Virtual Office).
5.
Fokus Potensial Pada Konsultasi (Artificial Intelligence/Expert System –
AI/ES)
Perusahaan dapat
menggunakan kecerdasan buatan (Artifacial Intelligent) untuk meraih
suatu pengetahuan dan menjadi ahli dalam pengetahuan tersebut serta untuk lebih
mencakapkan para pegawai pada bentuk sistem informasi. Fungsi sistem ahli
dinamakan sebagai konsutan, dan kegiatannya dinamakan konsultasi.Tingkatan
operasional perusahaan merupakan tempat sistem ahli yang paling efektif untuk
digunakan.
End
User Computing
Adalah
salah satu metode pengembangan sistem berbasis komputer yang dilakukan oleh
pemakai sendiri (user).
Perkembangan
metode ini didukung oleh :
1.
Meningkatnya pengetahuan mengenai komputer;
2.
Banyaknya permintaan tidak sebanding dengan
sumber daya yang tersedia;
3.
Perangkat keras yang harganya semakin murah;
4.
Perangkat lunak siap pakai semakin banyak.
Peranan
Information Specialist (ISp) berubah dari sebagai pengembang
menjadi konsultan.
Justifikasi
dan Pengembangan CBIS
Pada keadaan awal perusahaan mengeluarkan biaya
komputerisasi dihitung berdasarkan biaya tenaga administrasi yang digantikan.
Selanjutnya pada keadaan kemudian biaya komputerisasi dihitung dengan laba yang
mungkin akan dihasilkan dengan memanfaatkan sistem berbasis komputer. Sedangkan
keadaan Sekarang biaya komputerisasi dihitung dengan ukuran kuantitatif maupun
kualitatif.
Justifikasi
komputer menjadi semakin sukar dengan bangkitnya sistem-sistem yang
berorientasi informasi. SIM atau DSS dapat menghasilkan laporan yang berharga,
tetapi seberapa berhagakan laporan tersebut ?
Nilai
sepotong informasi sukar untuk ditaksir. Salah satu pendekatannya adalah dimana
perusahaan menerapkan laporan kemudian dibandingkan dengan laba pada periode
selama laporan tersebut digunakan dengan laba periode sebelumnya. Hal tersebut
hamper tidak mungkin terlaksana dalam dunia bisnis yang dinamis. Umumnya ada
banyak factor yang memberi kontribusi pada laba, dan memisahkan salah satu
adalah hal yang nyaris mustahil.
Karena
sukarnya mengukur nilai CBIS, perusahaan sangat hati-hati dalam membuat
keputusan untuk menerapkan sistem tersebut. Manajer dan staf banyak
menghabiskan waktu untuk mengevaluasi dampak sistem tersebut pada organisasi.
Menjustifikasi CBIS, dengan menggunakan gabungan ukuran-ukuran kuantitatif dan
subyektif adalah langkah kunci dalam mencapai sumber daya yang berharga
tersebut.
Pengembangan
CBIS
Dalam
beberapa hal tiap subsistem CBIS identik dengan organisme hidup yakni lahir, tumbuh,
matang, berfungsi dan mati. Proses evolusi tersebut dinamakan siklus hidup
sistem (System Life Cycle – SLC).
Pengembangan
CBIS mengikuti System Life Cycle, yang terdiri dari :
- Tahap Perencanaan,
- Tahap Analisis,
- Tahap Rancangan,
- Tahap Penerapan,
- Tahap Penggunaan.
SUMBER
:
https://4jipurnomo.wordpress.com/computer-based-information-system-cbis/
https://febriansatria.wordpress.com/2012/11/07/computer-based-information-system-cbis-pengertian-cbis/
http://sendyrahmawatiafdillah.blogspot.co.id/2015/11/pengertian-computer-based-information.html
0 komentar:
Posting Komentar